Impossible d’y couper. Au travail, vous passez un temps important à rédiger des notes, écrire des rapports, construire des diaporamas ou encore envoyer des e.mails. Savoir rédiger fait partie de ces compétences professionnelles communes à bon nombre de métiers, tous secteurs confondus. Pour être lu et compris par ses collègues, ses clients ou sa hiérarchie, une écriture adaptée se révèle donc un atout indéniable. Efficacité, simplicité, orthographe ou encore construction des phrases méritent que l’on s’y attarde. Il faut pour cela se départir de certaines mauvaises habitudes et acquérir de nouveaux réflexes.

Voici quelques conseils pour développer une rédaction adaptée au monde du travail.

Écrire des phrases courtes

Rien n’est plus repoussant qu’une phrase interminable. Pourtant, multiplier les propositions au sein d’une même phrase s’avère tentant pour celui qui tient la plume. Au risque de diluer le sens du message et de perdre le lecteur en route. Je lis parfois des phrases qui comprennent 40 ou 50 mots, témoigne Agnès Taupin, auteur de Bien rédiger aux éditions Eyrolles. C’est beaucoup trop. Une phrase ne devrait contenir qu’une vingtaine de mots maximum. Elle serait déjà suffisamment longue. Lorsque vous rédigez, efforcez-vous de raccourcir vos phrases en réduisant la masse d’informations que vous y insérez. Bien souvent, ne mettre qu’une idée par phrase suffit largement.

Rendre ses titres vivants

Bien souvent, on y prête peu d’attention en les écrivant. Parfois même, on les oublie. Les titres des documents, les noms des chapitres ou les objets des e.mails se caractérisent régulièrement par leur platitude. Un titre doit indiquer ce dont le texte parle, souligne Christophe Cachera, auteur de Écrire comme un pro. Il doit être le plus précis possible. Il peut servir, selon les cas, à donner de l’information ou bien à « vendre » votre travail. Si aucune formule percutante ne vous vient à l’esprit, prenez le temps de rassembler vos idées une fois votre texte rédigé. Le titre d’un document doit donner au lecteur envie de lire la suite. Un titre raté et votre texte ne sera même pas parcouru. Certains titres ne veulent rien dire. Mieux vaut rédiger des titres vivants et informatifs, conseille Agnès Taupin.

Alléger son style

Il n’est pas rare de trouver son écriture particulièrement lourde. Un défaut pas forcément rédhibitoire, l’objectif n’étant pas de faire du lyrisme dans un cadre professionnel. Au travail, l’essentiel est d’être compris, tranche Christophe Cachera. Le style, lui, vient ensuite. Quelques réflexes permettent pourtant d’éviter facilement les lourdeurs. Quand je relis un document, j’essaie d’enlever tous les « que » et les « qui » ainsi que les participes présents, explique Agnès Taupin. Ces formulations, pourtant très fréquentes, alourdissent de manière générale un texte. À la relecture, vous devez tout faire pour que votre texte soit fluide pour le lecteur.

Éliminer les informations inutiles

Beaucoup de personnes souffrent d’une certaine timidité vis-à-vis de l’écrit, analyse Christophe Cachera. Elles sont alors tentées de ne pas aborder le sujet directement, de commencer par poser le contexte ou d’expliquer des choses secondaires. Agnès Taupin met en garde contre cette mauvaise habitude : Trop d’informations tue l’information. En fournissant plus de données que nécessaire vous prenez le risque de noyer le lecteur sous un flot d’informations secondaires. Et il risque de passer à côté du message essentiel. Écrire un document professionnel ne s’apparente ni à de la littérature, ni à une dissertation de terminale. Oubliez les fioritures et contentez-vous de ce qui est utile au lecteur. Votre message n’aura alors que plus d’impact.

Un article du site www.lejournaldunet.com

© Photomontage JDN / Hemera / Thinkstock

La suite mercredi prochain…

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