Mercredi dernier, nous avions commencé à parler de la rédaction de notes… voici la suite.

Impossible d’y couper. Au travail, vous passez un temps important à rédiger des notes, écrire des rapports, construire des diaporamas ou encore envoyer des e.mails. Savoir rédiger fait partie de ces compétences professionnelles communes à bon nombre de métiers, tous secteurs confondus. Pour être lu et compris par ses collègues, ses clients ou sa hiérarchie, une écriture adaptée se révèle donc un atout indéniable. Efficacité, simplicité, orthographe ou encore construction des phrases méritent que l’on s’y attarde. Il faut pour cela se départir de certaines mauvaises habitudes et acquérir de nouveaux réflexes.

Voici quelques conseils pour développer une rédaction adaptée au monde du travail.

Se mettre à la place du lecteur.

On n’écrit pas de la même façon à un docteur en biologie qu’au grand public, s’amuse Christophe Cachera. Le ton, la construction et le vocabulaire d’un texte doivent être adaptés au public qui va le lire. Si cela peut paraitre évident dans des cas exceptionnels, ce questionnement reste indispensable pour les documents courants. Pourtant, bien souvent, on écrit davantage pour soi que pour les autres. Cela peut conduire à des formulations inutiles, des références non partagées ou des messages mal compris. Cette règle est aussi importante pour la rédaction de documents qui n’ont pas de destinataire spécifique. Essayez de personnifier votre interlocuteur, en lui donnant un nom, une histoire, des centres d’intérêt, ajoute-t-il.

Orthographe : bannir le doute.

Les erreurs d’orthographe constituent bien souvent la hantise des rédacteurs. Il n’existe pas de règle immuable pour ne pas se tromper, si ce n’est être muni en permanence d’un dictionnaire papier ou en ligne et s’y plonger au moindre doute. Le correcteur d’orthographe des logiciels de traitement de texte ignore certaines erreurs et tous les sites Internet ne constituent pas une garantie fiable. Bien évidemment, une relecture attentive vous évitera déjà bon nombre de fautes. Lorsque vous hésitez sur l’orthographe d’un mot, préférez-lui un synonyme, ajoute Agnès Taupin. Un conseil qui n’est bien évidemment utile que si vous êtes certain de l’orthographe de ce mot de substitution… Vous pouvez faire une évaluation gratuite de votre orthographe sur le site Orthogramm.

Clarifier ses idées.

Avant de commencer la rédaction d’un document, quel qu’il soit, mieux vaut être au clair avec ses idées. Il est indispensable de déterminer l’information que l’on souhaite faire passer avant de commencer à rédiger. Je conseille de constituer une liste comportant ce que l’on veut dire avant d’écrire, explique Christophe Cachera. Une réflexion en amont permet ainsi d’éviter que le lecteur se demande à la fin : « Que veut-il dire ? ». Pour être au clair sur des sujets vastes ou complexes, il est conseillé de coucher ses idées sur le papier. En organisant vos idées sous forme de schémas vous éviterez de produire un brouillon indéchiffrable. À vous ensuite de trouver les mots pour exprimer votre pensée.

Donner un seul objectif au document.

Interrogez-vous systématiquement sur les raisons qui vous poussent à rédiger tel ou tel document. Vous voulez envoyer un compte rendu de réunion ou confier une mission ? Réclamer un document ou organiser un rendez-vous ? En fonction de l’objectif fixé, vous ne donnerez pas les mêmes informations, vous n’adopterez pas le même ton. L’objectif doit par ailleurs être circonscrit. Envoyez un e.mail différent pour chaque réunion que vous souhaitez évoquer, conseille Agnès Taupin. Cela facilitera leur classement par vos destinataires. Et rappelez-vous que dire à chaque fois « bonjour » et « cordialement » aux mêmes personnes ne pose aucun problème.

Un article du site www.lejournaldunet.com

© Photomontage JDN / Hemera / Thinkstock

La suite mercredi prochain…

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