Depuis trois semaines, chaque mercredi, nous mettons l’accent sur la rédaction de notes, celle-ci est très importante elle est le début d’un processus qui vous amène à faire des comptes-rendus que vous diffusez en papier ou par e.mail et autres… En dehors pour vous d’être direct et synthétique, Orthogramm a détecté que lors de ces diffusions, si des fautes d’orthographe ou de grammaire il y a, cela dégrade votre image ainsi que celle de votre service ou de votre société… Faites un essai ou plusieurs sur notre site, évaluez votre orthographe… Quant à la prise de notes, voici la suite sous forme de conseils.

Impossible d’y couper. Au travail, vous passez un temps important à rédiger des notes, écrire des rapports, construire des diaporamas ou encore envoyer des e.mails. Savoir rédiger fait partie de ces compétences professionnelles communes à bon nombre de métiers, tous secteurs confondus. Pour être lu et compris par ses collègues, ses clients ou sa hiérarchie, une écriture adaptée se révèle donc un atout indéniable. Efficacité, simplicité, orthographe ou encore construction des phrases méritent que l’on s’y attarde. Il faut pour cela se départir de certaines mauvaises habitudes et acquérir de nouveaux réflexes.

Voici quelques conseils pour développer une rédaction adaptée au monde du travail.

Traquer les homophonies.

Certains mots se prononcent de la même façon mais leur orthographe diverge. Et en cas de confusion, l’impact sur le lecteur se révèle désastreux. Le mélange entre le pronom démonstratif « ça » et l’adjectif possessif « sa » peut être évité : le premier peut être remplacé par « cela » quand le second est le féminin de « son ». De même, « hors » signifie « dehors » quand « or » est une conjonction de coordination. Pensez donc à vérifier ces erreurs courantes à la relecture de votre texte. Vous éviterez aussi le mélange entre « quoique », l’équivalent de « bien que », et la locution pronominale « quoi que ».

Trouver le ton juste.

Certains ont tendance à écrire comme ils parlent. Or, un tel transfert ne fonctionne pas toujours, loin de là. À la différence de l’oral, le texte ne dispose pas de l’intonation de la voix qui participe à la bonne compréhension de ce qui est dit. Les mêmes mots peuvent avoir un sens radicalement différent selon le ton sur lequel ils sont prononcés : sérieux ou ironie, simple constat ou lourds reproches. C’est ce qui rend l’utilisation de l’humour dans vos correspondances professionnelles si difficile. N’oubliez pas qu’un e.mail envoyé d’une boîte professionnelle sera de prime abord considéré comme sérieux. La messagerie professionnelle est un outil de travail classique. L’humour est donc à manier avec précaution, surtout que vous ne savez jamais qui va, à terme, lire votre texte.

Comprendre les enjeux.

Écrire comme un pro, c’est aussi faire preuve de tact. Un message pourtant bien rédigé se révèle parfois calamiteux sur le plan interne. Une information confidentielle révélée, une annonce prématurée ou des susceptibilités mal appréhendées peuvent mettre le feu aux poudres. Avant d’écrire sur un sujet nouveau, il ne faut pas hésiter à se faire préciser les enjeux. Dans le cas d’un e.mail, il faut aussi envisager l’éventualité qu’il soit transféré à d’autres personnes que les destinataires initiaux. Mieux vaut donc prendre la mesure des informations contenues dans le document et limiter le risque d’une mauvaise interprétation de votre document.

Vérifier ses informations.

Écrire correctement est une chose. Écrire des informations correctes en est une autre. Malheureusement, trop de textes comportent des inexactitudes voire même des contre-vérités. Dans ce cas-là, c’est tout le document qui est discrédité. Et son auteur avec. J’ai déjà reçu des documents pour lesquels l’auteur était incapable de me fournir les sources des chiffres mis en avant, explique Agnès Taupin. Il faut donc systématiquement vérifier ses sources pour ne pas rédiger d’approximations qu’un lecteur un minimum expert mettrait à jour facilement. Prenez le temps de vous assurer de la fiabilité des chiffres sensibles et de vérifier l’orthographe des noms propres.

Un article du site www.lejournaldunet.com

© Photomontage JDN / Hemera / Thinkstock

La fin mercredi prochain…

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